品質を担当する部門の大事な指標には
「クレーム数」「不良数や不良率」「損金や損金率」などがあります。
全ての項目に「０」が理想です。
０を理想に、０にならない現実。このギャップを埋めるために品質活動があり、
その活動報告をする場が品質会議です。
ムダな会議とはどのようなものでしょうか？
メンバー全員を集めて行われる会議にどれだけの価値があるのでしょうか？
ムダな会議を減らし、その時間で成果を増やしたり、
ムダが減った分、時給アップした方が誰もが嬉しいはずです。
無駄とは、時間やお金の損です。
無駄があるということは、損している状態なので利益が減る、
利益が減ることはつまり、“給料が安い”という結果につながります。
そのようなムダな会議は撲滅したい。
そこでムダな会議の特徴を、１０のチェックポイントにしました。
改善のヒントにしてくださいね。
しかし
職場の環境を変えることや、会社の体質を変えることは難しい。
なかなか変えられないのが現実です。
というのであれば、職場を変える転職や、会社を変える転職をおススメします。
思い当たる項目が多いほど、組織の未来は危険ですよ。
自分の将来のためしっかりポイントを押さえてくださいね。
■報告内容が「数字」を読むだけ
数字ばかりで目が回りそうですね
必要な人が、必要な項目の数字がどうなっているか把握できれば良いコトです。
「先期○○件の不良が発生しました。損金は○○円です。」
「今期○○件の不良発生が見込まれます。」
「来期の目標は○○件です。」
これらの数字は言われなくても見れば分かります。
会議で集まらなくても充分です。
必要なことは、
数字の報告ではなく、結果を数字で捉えて次の行動です。
目標○○件に対して、具体的に何をやるか。
会議でコンセンサスを得ること。
出来ていますか？
PDCAを回すことが管理の基本。
C：チェックに当たるのが会議です。
A：次にやること。
PDCAが回らない。
PDCAが回っていないことに気付いていない。
目標や方針など、
管理できていないかもって考えると不安になりますよね。
■自分に影響することが分からない
会議の参加者は実務者の方が多い。
働き方改革だ、残業規制だと、やることに対して時間が足りないの現実問題ですよね。
とにかく忙しいのです。
自分に関係することだけを手短に伝えてほしいと思っています。
・担当者の現状を一人ずつ報告する。
・それっていま必要？という内容。
・何でもかんでも一緒くた。
これらは意外にストレスなのです。
場の空気が悪くなることもありますし、知らないうちに疲労がたまります。
他の業務にも支障がでているかもしれませんよ。
ムダな情報は省いて、当事者意識を持てるように工夫してみてくださいね。
■会議の資料が理解できない
回を重ねるごとに情報が増え内容が充実します。
知っていることを伝えたくて、とにかく情報を詰め込みます。
出来上がった資料はとにかく立派。
１を聞いて１０を知る。
これを優秀とするのなら
１で済むことを10話す。
これじゃぁ聞いているのも嫌になるますね。
そして大切な１を見失うことになりかねません。
大切なことを分かりやすく、理解しやすくするのが資料の目的のはずなのに・・・
もしスライドを使うのなら、伝えたいことは一つに絞る。
資料を見る側への思いやりですよね。
■言っていることは正論だけど・・・
例えばです。
『ISO9001（品質の国際標準）は取得が目的ではない』
『ISO9001を活用することが大事だ』
品質担当している人には当たり前のことです。誰もが分かっています。
しかしなぜ出来ないか？
言っている本人が一番わかっていないパターン。
ISO9001はQMS（品質マネジメントシステム）の基本的なことです。
マネジメントは管理者の為のマニュアルという解釈です。
活用すべき人が、担当者へブレークダウンできていない。
原因が分かっていないので、反論するだけ無駄になります。
だから正論を述べるのではなく、
実践した自分の言葉が必要です。
正論であって答えではない。
答えは自分で見つけないといけません。
仕事を丸投げするのではなく、自分で経験し上手くいかな理由を明確すれば、
伝わらない正論を言わなくなりますよ。
『知っていることと、出来ることは違う』
正論ではなく、リアルな言葉を使ってくださいね。
■スローガンがとにかく立派
PDCAを回す！ クレームゼロ達成！ 新規開発○○件！
#PDCA #Plan #Do #Check #Action
立派なスローガンに盛り上がる場合が良くあります。
品質は全員参加が必要なので、とても大切なことなのです。
しかし言葉を優先するあまり、品質活動をゼロリセットすることがあります。
品質は継続的に改善活動することが基本なのに、
期の変わりや思い付き、顧客の要求等で方針を変えることがあります。
統計的工程管理（SPC）など統計データや、過去のトラブルは積み上げてこそ
ノウハウとなるわけです。
チーム一丸になる為には大切なことですので、
ゼロリセットすることなく全員参加の品質活動につなげてくださいね。
■責任者による判断がないか
品質会議とはいえ、他の一般的な会議と要件は同じです。
何かを始める時には、Goサインが必要です。
途中で方向性が変われば、修正する判断。
誰が何をいつまでに行うのか。
何をやった結果がどうなったのか。
結果（数字）だけを言われても・・・
それなら資料を見れば充分です。
会議と言って集まる必要はありません。
責任者の意見を担当者が判断することは少ないでしょう。
担当者は、自分の仕事がよくなることを考えています。
どうしたら良くなるか、
責任者が不在という組織
責任者の判断基準が明確であれば、その組織のスピードは格段にアップしますよ。
■質問に答えてもらえない
会議で現状を報告することが目的になることがあります。
とにかく進行が優先。
決められた持ち時間で“頑張ったアピール”することに必死です。
知ってもらうとか、理解してもらうとか、考えてもらうとか、
目的は様々あると思いますが、
発表者からの一方的な報告のみでは、有意義な会議とは言えません。
質問しても答えてもらえないのはなぜでしょう？
会議の趣旨が違う。
時間がない。
仕方ない場面もあるかもしれませんが、これらは会議の後でも答えられます。
質問に答えるほど報告内容を理解していない。
もしもそうだとするならば、組織はかなり危険な状態と言えますね。
■概念などを転用しているだけ
誰かの言葉を引用するのなら、自分の言葉が必要です。
伝えたいことを補足する形で、分かりやすく共感を得るために。
というのであれば有効な引用です。
『誰が？』言っているかは重要なことだからです。
だからそのまま引用するのではなく、自分の意識や感情で表現してくださいね。
■一方通行の主張を熱弁
管理者は熱い思いを声を大にして訴えます。
「この組織に必要なのは○○だ！」と。
それをやるのは管理者自身であり、参加者にとって最も重要なことは、
だから“自分は何をやるのか”です。
何をやったらお給料が増えるのかということです。
管理者のやるべきことを聞かされても「分からない」状態で思考は止まります。
どんな熱弁も雑音にしかなりません。
また専門家やスペシャリストはは深い深い話をします。
どちらも聞く側のことは無視。
もっと具体的な話にしないと、会議する意味がありません。
■言っていることと、やっていることがズレている
会議云々ではないかもしれませんね。
間違ってることも多いですが、
自覚がないで言っていると被害は大きくなりそうです。
品質でも数学でも「定義が大事」
例えば、
「用語をすべての工場で統一します」と言っているのにも関わらず、
「QC工程図」なのか「コントロールプラン」なのか、
言ってる本人が分かっていない。
■まとめ～いくつ当てはまったかな？
“数字を使って管理することが大事”と間違った考え方をしている人が多いのが現状です。
このようなことはありませんか？
将来のために人材教育はとても大切なことです。
ただし、数字で管理と思っている組織は「半期で教育3回」と目標を掲げます。
教育は回数ではありません。
おかしな話かもしれませんが実際にこのような目標を立てる企業が多いのです。
これでは成長を測ることが難しい。
成長のない組織にいることはリスクです。
少し勇気を出して、周りの環境がどのような状況か知ることもリスク回避になります。
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☆ひんまにカフェのススメ
「ムダな会議」
どれくらいムダなのでしょうか？
例えば参加者10人の平均時給が3,000円だとしましょう。
1時間会議をしたら30,000円。
これ以上の成果があれば無駄ではないでしょう。
数字の使い方に興味がある方はこちらのコーナーも是非チェックしてみてくださいね。
【 品質×数学 】ひんまにカフェ
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